Модуль «Электронный документооборот» предназначен для обмена документами в электронном виде с контролирующими органами (например, регистрация налоговых накладных в ЕРНН) и контрагентами (обмен счетами, актами и налоговыми накладными). Основные задачи модуля: экономить ваше время, делать бизнес-процессы в вашей компании более эффективными, а ее имидж на украинском и международном рынках - лучше.
С модулем «Электронный документооборот» Вы сможете за считанные секунды регистрировать налоговые накладные (с 01.01.2015 обязательна регистрация всех налоговых накладных – согласно Закону Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и некоторые другие законодательные акты Украины» №4309а от 21.07.2014). Также модуль позволит навсегда забыть о долгом и неудобном цикле заверения первичных документов и их доставки контрагентам.
Преимущества электронного документооборота с модулем «Электронный документооборот»:
Эффективно
Большинство ваших контрагентов уже внедрили электронный документооборот – программой «M.E.Doc IS» и сертификатами электронной цифровой подписи (ЭЦП) пользуются бухгалтеры и руководители более 500 тыс. предприятий в Украине. Поэтому наслаждаться преимуществами модуля «Электронный документооборот» Вы сможете сразу.
Выгодно
Вы сможете раз и навсегда вычеркнуть из списка регулярных расходов компании бумагу и картриджи для печати документов, услуги почты или курьера. Только на сокращении расходов бумаги офис на 30 сотрудников экономит от 9 тыс. грн. в год, а выгода крупных компаний измеряется сотнями тысяч гривен. Например, одна из крупнейших телекоммуникационных компаний благодаря переходу на электронный документооборот экономит около 2 млн. листов бумаги в год, а это в денежном эквиваленте – почти 250 тыс. грн.
Безопасно
При работе с компьютерной программой «M.E.Doc IS» Ваши документы надежно защищены от несанкционированного вмешательства. Обмен первичными документами происходит в зашифрованному виде с использованием электронной цифровой подписи ЦСК «Украина», национального лидера по показателю безопасности. Ключи являются уникальным набором символов, не могут быть подобраны или скопированы и является гарантом того, что электронный документ подписан именно владельцем электронного ключа. Сама программа «M.E.Doc IS» является надежным средством ЭЦП, признан экспертизой Государственной службой специальной связи и защиты информации (ГСССЗИ).
Законно
Обмен первичными документами в электронном виде, а также регистрация налоговых накладных через Интернет регламентированы рядом законов Украины, поэтому вы можете без сомнений или опасений использовать все возможности системы «M.E.Doc IS».
Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» № 852-IV от 22.05.2003
«Электронная цифровая подпись по правовому статусу приравнивается к собственноручной подписи (печати)».
Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» № 851-IV от 22.05.2003
«Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной цифровой подписью автора».
«Юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно потому, что он имеет электронную форму. Допустимость электронного документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму».
Закон Украины «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и некоторые другие законодательные акты Украины» №4309а от 21.07.2014
«Налоговая отчетность по налогу на добавленную стоимость подается в контролирующий орган всеми плательщиками в электронной форме с соблюдением условий относительно регистрации электронной подписи подотчетных лиц в порядке, определенном законодательством».
Просто
Обмен электронными документами - это не только экономно и удобно, но и чрезвычайно просто. Вам необходимо сделать только 3 простых шага!
Шаг 1. Убедиться в наличии необходимых инструментов: модуля «Электронный документооборот» и электронной цифровой подписи (например, ЦСК «Украина»).
Если у Вас нет кода доступа к модулю «Электронный документооборот», необходимо его получить, оплатив счет на этой странице.
Шаг 2. Выяснить, установлен ли у Вашего контрагента модуль «Электронный документооборот».
Это можно сделать с помощью компьютерной программы «M.E.Doc IS»:
Справочник «Контрагенти» → меню «Правка» → «Оновити дані для Документообігу»
В случае, если у контрагента не установлен модуль «Электронный документооборот», он все равно может принять от вас документы, однако не имеет возможности редактировать их или отправлять самостоятельно. Предложите ему установить модуль.
Шаг 3. Отправить своим контрагентам письмо-уведомление о том, что вы обмениваетесь всеми первичными документами в электронном виде.
Образец письма: «Первинні документи» → «Реєстр первинних документів» в меню «Файл» → «Створити»
Также рекомендуем добавить в договор со своим контрагентом пункт о новой схеме обмена первичными документами. Если договор был подписан ранее, внести изменения через дополнительное соглашение
Наиболее распространенный вариант:
Стороны соглашаются, что счета, акты и налоговые накладные за услуги или товары, полученные по настоящему Договору, будут предоставлены исключительно в электронном виде, составленные согласно действующему законодательству об электронных документах, электронном документообороте и электронной цифровой подписи, с заполнением всех обязательных реквизитов и наложением электронной цифровой подписи уполномоченного лица и печати.
Социально сознательно
Экономическая ситуация в Украине на данный момент чрезвычайно сложна. В условиях, когда даже крупнейшие компании вынуждены идти на сокращение расходов, экономия средств на бумаге, картриджах и услугах почты за счет использования модуля «Электронный документооборот» позволит сохранить рабочие места для украинцев и поддержать экономику страны в целом. Сейчас, когда нашей стране как никогда нужна поддержка каждого сознательного гражданина, мы считаем своим долгом сделать все возможное для улучшения ситуации и приглашаем вас присоединиться к социальной миссии команды «M.E.Doc IS».
(093) 973-73-93;
(050) 973-73-93;
(096) 973-73-93;
