Электронный документооборот

Электронный документооборот — механизм работы с документами, которые представлены в электронном виде.

 Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы.

К стратегическим преимуществам, связанным с повышением эффективности работы предприятия или организации после внедрения СЭД, можно отнести:

  • Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
  • Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
  • Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
  • Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
  • Улучшение контроля над исполнением документов.

 

Одной из таких специализированных систем электронного документооборота является программный комплекс «M.E.Doc». Данная система разработана специально для обеспечения электронного документооборота между Вами, государственными органами и контрагентами.

«M.E.Doc» - это система электронного документооборота, которая поможет в работе с документами различных типов и назначения: отчетами, налоговыми накладными, актами, счетами и др.

С «M.E.Doc» Вы легко и быстро сможете:

- создать все необходимые документы;

- подписать документы электронной цифровой подписью;

- обменяться налоговыми накладными и квитанциями об их регистрации с контрагентами;

- запросить и получить Выписки из данного реестра;

- проверить, зашифровать и сохранить электронные документы в единой системе;

- за считанные секунды отправить отчеты в контролирующие органы;

- получить квитанции о приеме и обработке отправленных документов (отчетов, налоговых накладных и т.п.).

Вторым ключевым моментом  в системе электронного документа оборота является идентификация пользователя создавшего электронный документ и отвечающего за достоверность такого документа. Поэтому в системе ЭД предусмотрено использование электронной цифровой подписи (ЭЦП). Применяя ЭЦП, Вы придаете своему электронному документу такой же статус, как и обычный бумажный документ с Вашей подписью и печатью Вашей организации. Например, в соответствии с изменениями налогового законодательства, вступившими в силу с 1 июля 2012 года по Закону України "Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо удосконалення деяких податкових норм" від 24 травня 2012 року № 4834-V, согласно которому в статье 201 внесены изменения предусматривающие возможность передачи налоговых накладных контрагентам исключительно в электронном виде (комментарий пресс-службы ГНС Украины). Составление налоговой накладной в бумажном виде является не обязательным при соблюдении правил подписания ЭЦП, а так же правил регистрации НН в реестре налоговых накладных. Кроме того, применение ЭЦП позволяет подавать отчеты в контролирующие органы по электронной почте, что значительно экономит время бухгалтерии, т.к. больше не нужно стоять несколько часов в налоговых и пенсионных фондах. Стоит нажать одну кнопку и Ваш отчет уже читает инспектор, а через одну минуту Вы получаете подтверждение того, что отчет приняли, либо же не приняли с указанием ошибок, которые необходимо исправить.

Учитывая такие преимущества электронного документооборота и современные требования к ведению бизнеса, буквально ни одна организация не может остаться в стороне от таких технологий , как система электронного документооборота и электронно-цифровая подпись.

Связанная информация: